Cada lunes llegan al correo de Personas las mismas consultas: dónde está el procedimiento de rendición de gastos, qué dice la política de teletrabajo, cuál es el formulario vigente de solicitud de vacaciones. Todo eso ya está publicado en la intranet. El problema es que nadie lo encuentra, porque hay tres versiones del mismo documento repartidas en cuatro sitios distintos.
Los agentes en SharePoint prometen resolver justo esa escena: una persona hace una pregunta en lenguaje natural y el agente responde a partir de los documentos que ya están en la intranet. Funciona bien, con dos salvedades: la forma de crearlos cambia este mes, y lo que responda el agente va a depender más del orden de tus sitios y permisos que de la IA. Aquí repasamos las licencias, la transición que anunció Microsoft y lo que hay que ordenar antes de activar un agente de conocimiento sobre la intranet.
Qué es un agente en SharePoint
Es un asistente de Microsoft 365 Copilot que responde preguntas usando como base un conjunto acotado de contenido: un sitio, una biblioteca de documentos, algunas carpetas o archivos específicos. A diferencia de Copilot general, se limita a las fuentes y a las instrucciones que le diste ("responde solo sobre políticas de RR.HH. y cita siempre el documento").
Según la documentación de SharePoint en Microsoft Learn, estos agentes acceden a los datos de la organización igual que Copilot en el resto de Microsoft 365: responden según los permisos que cada usuario tiene sobre esos documentos. Si alguien no tiene acceso a un archivo, el agente no usa ese archivo para responderle.
Funciona mejor con preguntas repetidas que ya tienen respuesta documentada:
- políticas y reglamentos internos (vacaciones, gastos, teletrabajo, uso de equipos);
- procedimientos operativos y manuales de procesos;
- inducción de personas nuevas;
- preguntas frecuentes de la mesa de ayuda de TI;
- fichas de productos para el equipo comercial.
Qué cambia desde noviembre de 2026
Hasta ahora, crear un agente en SharePoint generaba un archivo con extensión .agent guardado en el propio sitio. Microsoft anunció que retira ese formato. De acuerdo con la guía de actualización de agentes en SharePoint y OneDrive:
- Desde mediados de noviembre de 2026, los agentes nuevos para SharePoint y OneDrive se crean con Agent Builder de Microsoft Copilot y ya no se guarda un archivo .agent.
- Los archivos .agent existentes siguen funcionando en SharePoint, Teams y la app de Copilot hasta fines de marzo de 2027. Después de esa fecha dejan de responder.
- No hay actualización automática. El dueño del agente o del sitio debe elegir el camino para cada uno.
- Los agentes migrados se administran desde Agent 365 y se muestran en las páginas con un nuevo elemento web, Agent Chat, que Microsoft indica como próximo a llegar.
Microsoft propone cuatro rutas según lo que hace hoy cada agente:
| Si tu agente hoy... | Ruta recomendada |
|---|---|
| Solo responde preguntas sobre el contenido del sitio actual | Usar directamente Copilot en SharePoint |
| Ejecuta una tarea repetible dentro del sitio (redactar, revisar, ordenar archivos) | Convertirlo en una skill de Copilot en SharePoint |
| Ofrece preguntas y respuestas personalizadas, con instrucciones y fuentes propias | Actualizarlo con Agent Builder |
| Es un agente creado en Copilot Studio y publicado en SharePoint | Publicarlo en la app de Microsoft Copilot |
Ojo con los permisos, porque no se traspasan solos. El archivo .agent usaba los permisos del sitio. El agente actualizado se comparte por separado, con personas, grupos o correos, pero no con grupos de SharePoint. Si el original estaba compartido con toda la organización, ese acceso se mantiene. Si no, queda privado hasta que el dueño lo comparta. Y tener acceso al agente no da acceso a los documentos que consulta: el usuario necesita permiso sobre ambos.
Licencias: quién puede crear y quién puede usar
La regla es simple. Para crear un agente sobre contenido de SharePoint, el usuario necesita una licencia de Microsoft 365 Copilot y permiso para agregar archivos en el sitio. Para usarlo, basta con la licencia de Copilot o con que la organización tenga activado el pago por uso.
| Situación del usuario | Qué puede hacer |
|---|---|
| Sin licencia de Copilot y sin pago por uso | No puede crear ni usar agentes |
| Sin licencia, con pago por uso activo en el tenant | Puede usar agentes; el consumo se cobra a una suscripción de Azure |
| Con licencia de Microsoft 365 Copilot | Puede crear y usar agentes sin costo adicional por respuesta |
El pago por uso de los agentes de SharePoint en formato .agent tiene una tarifa publicada: cada interacción consume 12 mensajes (10 por el anclaje en los datos del tenant y 2 por la respuesta generativa), según la página de facturación de Microsoft Learn. Para los usuarios con licencia de Copilot ese uso interactivo no tiene cargo extra. Eso sí, ese esquema de pago por uso aplica solo a los archivos .agent. Los agentes actualizados siguen el modelo de licencias de agentes de la app de Copilot, donde el uso de personas sin licencia se cobra en Copilot Credits. Si vas a abrirlo a trabajadores sin licencia, estima el consumo antes; explicamos esos créditos en Copilot Studio: agentes para tu empresa sin programar.
Al diseñar el agente, ten presente un límite: en Agent Builder, cada agente puede apuntar a un máximo de 100 archivos, carpetas o sitios de SharePoint y a una lista, según la documentación de fuentes de conocimiento. Otra razón para concentrar los documentos oficiales en pocos lugares.
Ordena la información antes de activar el agente
Un agente de conocimiento responde con lo que encuentra. Si en la biblioteca conviven la política de vacaciones de 2022 y la de 2026, el agente puede citar la equivocada con total seguridad. Antes de crear el primero, revisaríamos esto:
- Que haya una sola versión oficial por tema. Archiva o elimina versiones antiguas y borradores; la gestión del ciclo de vida de sitios ayuda a encontrar sitios inactivos o sin dueño.
- Que los documentos sean cortos y tengan títulos claros. Un procedimiento de tres páginas con un título claro rinde más que un manual de ochenta páginas.
- Que cada documento tenga un dueño. Alguien tiene que actualizar la política cuando cambie. Si nadie es responsable, el agente envejece junto con el contenido.
- Que los permisos estén revisados. El agente no abre puertas nuevas, pero deja a la vista las que ya estaban abiertas. Una carpeta de remuneraciones compartida con "toda la organización" por error aparecerá en las respuestas.
Para lo último ayuda que la licencia de Copilot incluya SharePoint Advanced Management, según la guía de preparación para Copilot y agentes: trae informes de gobierno de acceso a datos para detectar sitios sobrecompartidos y permite pedir a los dueños de cada sitio que revisen quién tiene acceso. La función más útil al partir es Restricted Content Discovery, que saca un sitio sensible de las respuestas de Copilot mientras corriges sus permisos.
Si esos documentos tienen datos personales de trabajadores o clientes, revisa también lo que pide la Ley 21.719; lo vimos en Microsoft Purview, protección de datos y la Ley 21.719.
Un plan de cuatro semanas para partir
Con la transición en curso, no tiene sentido crear hoy archivos .agent que habrá que migrar en marzo. Así lo haríamos:
| Semana | Qué hacer |
|---|---|
| 1 | Inventariar los agentes que ya existen (los informes de SharePoint Advanced Management y el registro de agentes los listan) y elegir un solo caso nuevo, por ejemplo las políticas de Personas |
| 2 | Limpiar el sitio de ese caso: una versión por documento, dueños asignados y permisos revisados |
| 3 | Crear el agente con Agent Builder, escribir sus instrucciones y probarlo con cinco o seis personas usando las preguntas que de verdad llegan por correo |
| 4 | Revisar lo que no supo responder, corregir y compartirlo con el área |
En la semana 4 casi siempre aparece lo mismo: las respuestas malas apuntan a un documento que falta o está desactualizado, no al agente. Después, mide cuántas consultas dejan de llegar al correo.
Preguntas frecuentes
¿Necesito licencia de Copilot para usar agentes en SharePoint?
Para crearlos, sí. Para usarlos, el usuario necesita la licencia de Microsoft 365 Copilot o que la organización tenga habilitado el pago por uso, que se cobra a una suscripción de Azure.
¿Mis agentes .agent actuales dejan de funcionar?
Siguen funcionando hasta fines de marzo de 2027. Desde mediados de noviembre de 2026 los nuevos se crean con Agent Builder, y los existentes deben actualizarse manualmente según la ruta que les corresponda.
¿El agente puede mostrar documentos a los que el usuario no tiene acceso?
No. Responde según los permisos de cada persona. El riesgo está en los permisos demasiado amplios que ya existen en la intranet. Por eso hay que revisarlos antes de activar el agente.
Activa tu primer agente con orden
En Disrupsoft identificamos los escenarios de Copilot con más impacto en tu empresa, lo configuramos en tu Microsoft 365 y capacitamos a los equipos que lo van a usar. Si quieres que tu intranet responda preguntas sin mostrar lo que no corresponde, conversemos sobre Copilot y Microsoft 365.
