Faltaban tres semanas para el corte y el archivo de clientes tenía 14.000 filas. El gerente comercial reconocía unas 2.000 como clientes activos. El resto eran boletas a consumidor final con RUT inventado, empresas cerradas hace años y el mismo distribuidor escrito de cuatro formas. Alguien propuso cargar todo "por si acaso". Nadie sabía bien qué se perdía si no se hacía.
En un proyecto de migración SAP Business One, la decisión que más pesa no es técnica. Lo difícil es acordar qué datos pasan al sistema nuevo, con cuánto detalle, y qué queda solo para consulta en el sistema antiguo. Aquí va un criterio para hacer ese corte en la carga inicial: qué maestros, saldos y documentos llevar, cuáles dejar atrás y cómo comprobar que los números cuadran el día del go-live.
Primero el criterio, después las planillas
Migrar "todo" da la sensación de no perder nada. En la práctica significa limpiar y validar datos que nadie va a usar, y partir con un ERP lleno de registros muertos.
Un criterio más útil: lleva a SAP Business One lo que necesitas para operar desde el primer día y para cuadrar el balance, y deja en el sistema antiguo lo que solo necesitas consultar. Con esa regla, casi todas las discusiones se resuelven rápido:
- Un cliente que no compra hace tres años no necesita estar activo el día uno. Si vuelve, se crea.
- Una factura pagada en 2023 no hace falta en el ERP nuevo. Sí hace falta que alguien pueda encontrarla.
- Un pedido de compra que todavía no llega sí tiene que estar, porque tu bodega lo va a recibir.
Ojo con ese "alguien pueda encontrarla". Según el SII, los libros contables se conservan seis años mientras corren los plazos de prescripción del Código Tributario. Dejar la historia atrás no es apagar el sistema antiguo: hay que dejarlo en modo consulta o exportar la información a un formato legible dentro de cinco años.
Qué datos llevar a SAP Business One
| Tipo de dato | Llevar | Dejar en el sistema antiguo |
|---|---|---|
| Plan de cuentas | La estructura que vas a usar desde ahora, revisada con contabilidad | Cuentas sin movimiento que nadie sabe para qué sirven |
| Socios de negocio (clientes y proveedores) | Los que tienen saldo, documentos abiertos o movimiento reciente | Inactivos, duplicados y registros genéricos de consumidor final |
| Artículos | Los vigentes y los que tienen stock | Descontinuados sin stock, códigos de prueba |
| Listas de precios | Las que se usan hoy | Listas históricas |
| Stock | Cantidades y costos según un conteo físico | Movimientos de inventario anteriores |
| Documentos abiertos | Pedidos de venta y de compra pendientes, facturas por cobrar y por pagar | Facturas pagadas y documentos cerrados |
| Saldos contables | Balance a la fecha de corte (y resultados del año si el corte es a mitad de ejercicio) | Asientos de años anteriores |
Con cada área hay que acordar qué significa "movimiento reciente". En algunos rubros son doce meses; en otros, con ciclos de venta largos, pueden ser dos o tres años. Da lo mismo cuál elijas mientras quede escrito y lo firme el dueño del dato, no el consultor.
Saldos y documentos abiertos: donde más se falla
Los datos maestros suelen ser la parte más larga del trabajo, pero los errores caros aparecen en los saldos. SAP lo deja bastante claro en su material de capacitación sobre saldos iniciales, que propone un orden de carga:
- Datos maestros: plan de cuentas, socios de negocio, artículos y listas de precios.
- Cantidades y costos de inventario, después de un conteo físico con el sistema antiguo congelado.
- Documentos abiertos que no mueven inventario: pedidos de venta y compra, facturas por cobrar y por pagar, pagos a cuenta y órdenes de producción.
- Saldos finales de socios de negocio, cuentas contables y transacciones bancarias.
De ese material, tres recomendaciones evitan la mayoría de los descuadres.
Las guías de despacho y recepciones de mercadería abiertas no se migran. Según la documentación de SAP sobre transacciones abiertas, si un despacho ya rebajó stock en el sistema antiguo y lo vuelves a cargar, rebaja stock otra vez. Lo correcto es facturarlos o cerrarlos antes del corte, o terminar de procesarlos en el sistema antiguo.
Las facturas abiertas se cargan como facturas de servicio, no de artículo. Una factura de artículo sin documento previo actúa como despacho o recepción y mueve inventario. La de servicio actualiza el saldo del cliente o proveedor sin tocar el stock.
Y no hay que contar dos veces. Si cargaste todas las facturas abiertas, el saldo de cada cliente ya está correcto y no hay que ingresarlo de nuevo como saldo inicial. Lo mismo pasa con las cuentas de control de clientes, proveedores e inventario en el balance.
Falta decidir cómo cargar el saldo de cada cliente. Puedes importar cada factura original con su vencimiento, lo que mantiene la antigüedad de la deuda y permite aplicar pagos contra un documento. O usar la transacción de saldos iniciales de socios de negocio, que genera un asiento con origen "OB" y es más rápida. Si cobranza trabaja con informes de antigüedad, la primera opción le va a ahorrar reclamos. Y si cargas con fechas originales, los períodos contables de esas fechas tienen que existir en SAP B1 y estar abiertos.
Inventario: cantidades contadas, costos que cuadren
El stock inicial debería salir de un conteo físico, no del saldo que muestra el sistema antiguo. Si ese saldo arrastra diferencias, las vas a heredar con otro logo.
El costo depende del método de valorización que configures. Con precio promedio ponderado, SAP recalcula el costo con cada entrada, así que conviene cargar el costo vigente del sistema antiguo con precisión. Con FIFO puedes cargar varias capas con distintos costos. Con precio estándar, el valor se define en el maestro del artículo.
Para la carga hay tres caminos: la transacción de saldo inicial de inventario, una plantilla de entrada de mercadería en el Data Transfer Workbench o, si son pocos artículos, entradas manuales. Los lotes y números de serie se pueden informar en cualquiera de ellos. Lo que no conviene es dejar el conteo para el viernes del corte sin haber probado antes la plantilla.
Herramientas: DTW y cuándo pensar en otra cosa
El Data Transfer Workbench es la herramienta de SAP para pasar datos desde un sistema anterior. Trabaja con plantillas por objeto (socios de negocio, artículos, documentos de venta y compra, asientos) y sirve tanto para datos maestros como para transacciones. Para migrar datos de un ERP en una pyme típica, alcanza.
Se queda corto en la transformación. DTW carga lo que le entregas; no deduplica clientes ni homologa códigos de artículo. Eso se hace antes, en planillas, una base intermedia o scripts. Si la carga se va a repetir (pruebas, ensayo general, corte definitivo), conviene automatizar la extracción y transformación para que cada ensayo salga igual.
Otra cosa que se olvida seguido: esas planillas contienen RUT, direcciones, teléfonos y a veces datos de trabajadores. La Ley 21.719 tiene vigencia fijada para el 1 de diciembre de 2026, aunque la Comisión de Constitución del Senado aprobó un proyecto para postergarla hasta diciembre de 2027 que sigue en tramitación. Con o sin postergación, conviene definir dónde se guardan esos archivos, quién accede y cuándo se eliminan. Migrar también es una buena ocasión para no llevar datos personales que ya no tienen un fin.
Cómo saber si la migración salió bien
Una migración está terminada cuando los informes del sistema nuevo cuadran con los del antiguo a la fecha de corte. SAP sugiere comparar:
- El informe de auditoría de stock contra las cantidades y el valor del inventario en el sistema antiguo.
- Los informes de antigüedad de clientes y proveedores contra las cuentas por cobrar y por pagar.
- El balance al primer día de operación contra el balance de comprobación del sistema antiguo.
- La lista de documentos abiertos contra los pedidos pendientes del sistema anterior.
Guarda esas conciliaciones firmadas. Cuando en marzo alguien pregunte por qué un cliente tiene otro saldo, vas a querer tenerlas a mano. Las etapas completas del proyecto están en soluciones SAP Business One: implementar sin atrasos, y si además cambias de infraestructura, revisa SAP Business One cloud.
Preguntas frecuentes
¿Conviene migrar el historial de ventas a SAP Business One?
Por lo general, no como transacciones. Es caro, mueve inventario y contabilidad si no se hace con cuidado, y rara vez se usa. Si necesitas análisis histórico, es más simple llevar esa historia a un modelo de Power BI que combine ambos sistemas.
¿Qué pasa con los despachos abiertos al momento del corte?
SAP recomienda no migrarlos, porque rebajarían stock dos veces. Lo ideal es facturarlos o cerrarlos antes del corte. Si no se puede, se terminan de procesar en el sistema antiguo.
¿Se puede hacer el go-live a mitad de año?
Sí. En ese caso, además del balance, hay que cargar los saldos de resultados de los meses transcurridos del ejercicio, idealmente período por período, para que los informes del año salgan completos.
¿Estás preparando la migración?
En Disrupsoft trabajamos con SAP Business One en migraciones y upgrades, integraciones con Azure y Power Platform vía Service Layer y DI-API, analítica con Power BI y soporte AMS. Si estás definiendo qué llevar al sistema nuevo o necesitas automatizar las cargas de prueba, revisa nuestra página de servicios SAP y conversemos.
