Lunes, 9:15. Llega por correo un contrato de arriendo de 38 páginas con un proveedor de bodegaje y legal pide comentarios antes del mediodía. El jefe de operaciones solo necesita saber tres cosas: plazo, multas y cómo se termina el contrato. Lo lee entero igual, porque no hay otra forma. O eso cree.
El resumen de documentos automático con IA ya viene dentro de las herramientas que muchas empresas pagan hace años en Microsoft 365. Copilot puede resumir un Word, un PDF o una presentación en segundos, pero lo que puedes hacer depende de tu licencia y de dónde está guardado el archivo. Esta guía explica cómo resumir documentos con IA en cada aplicación, qué incluye cada nivel de Copilot, prompts que sirven para contratos, informes y actas, y dónde conviene desconfiar del resultado.
Si lo que necesitas es resumir correos, eso lo vimos en Cómo usar Copilot para resumir hilos de correos. Aquí nos quedamos con los documentos.
Qué puedes resumir según tu licencia
Microsoft distingue tres experiencias de Copilot, y cada usuario ve una etiqueta en las aplicaciones que indica en cuál está. Según la página de resumen de Microsoft Copilot, así quedan para el caso de los resúmenes:
| Experiencia | Licencia de Copilot | Cómo resume documentos |
|---|---|---|
| Copilot Chat (Basic) | No, viene con suscripciones elegibles de Microsoft 365 | Solo los archivos que subes o seleccionas en el chat |
| Microsoft 365 Copilot (Basic) | No, pero con acceso estándar dentro de las apps | Lo anterior, más resumir dentro de Word y PowerPoint |
| Microsoft 365 Copilot (Premium) | Sí, licencia adicional por usuario | Lo anterior, con acceso prioritario y búsqueda automática en tus archivos de trabajo vía Microsoft Graph |
La diferencia que más se nota en el día a día está en la última columna. Sin la licencia, tú le entregas el documento a Copilot. Con la licencia, puedes pedirle "resume la última versión del contrato con el proveedor de bodegaje" y lo busca entre los archivos a los que ya tienes permiso. Explicamos el resto de las diferencias en Inteligencia artificial en Microsoft 365: qué incluye hoy.
Cuatro formas de resumir documentos con Copilot
En Copilot Chat, subiendo el archivo
Es el camino que tiene casi todo el mundo. Entras a Copilot Chat con tu cuenta de trabajo, usas el botón para agregar contenido o arrastras el archivo, y le pides el resumen. La página de soporte de Microsoft sobre carga de archivos en Copilot indica un máximo de 50 MB por archivo y hasta 20 archivos por conversación. Acepta PDF, DOCX, XLSX y PPTX, además de imágenes y archivos de texto como TXT, CSV o MD.
Dos datos que suelen preguntar los equipos de TI: según las preguntas frecuentes de Copilot Chat, los archivos subidos se guardan en el OneDrive del usuario, que puede borrarlos cuando quiera, y no se usan para entrenar el modelo.
En Word, con el documento abierto
Con acceso estándar ya puedes pedirle a Copilot en Word que resuma el documento. Si tienes la licencia y el archivo está en OneDrive o SharePoint, Word puede mostrar un resumen automático apenas lo abres, siempre que el documento tenga al menos 200 palabras, según el artículo de soporte de Word. Ese mismo artículo trae una advertencia que vale la pena tomar en serio: Copilot considera todo el documento, pero no siempre cita contenido de las secciones finales.
En OneDrive, sin abrir el archivo
Desde OneDrive puedes seleccionar un archivo, o hasta cinco a la vez, y pedirle a Copilot un resumen. Funciona con Word, Excel, PowerPoint y PDF, pero no con videos ni imágenes, según la guía de OneDrive. Es cómodo cuando tienes tres cotizaciones de proveedores y quieres una vista rápida de cada una antes de abrirlas. Además, al compartir un archivo puedes adjuntar un resumen generado por Copilot para que quien lo recibe sepa de qué se trata sin abrirlo.
En Edge, para PDF y páginas web
Copilot Chat en Edge resume la página abierta y algunos tipos de documento que se muestran en el navegador, PDF incluidos. Es práctico para un informe público o una norma publicada en línea que no quieres descargar.
Prompts para resumir contratos, informes y actas
"Resume este documento" funciona, pero te devuelve un resumen genérico. Rinde mucho más decirle para quién es el resumen y qué decisión tiene que tomar esa persona.
Para un resumen automático de contratos:
- "Resume este contrato en una tabla con: partes, objeto, plazo, renovación, precio y reajuste, multas, causales de término y obligaciones de confidencialidad. Indica la cláusula de cada dato."
- "Lista las obligaciones que este contrato impone a nuestra empresa y las fechas o plazos asociados. Si algo no está en el texto, dilo en vez de suponerlo."
Para informes largos:
- "Resume este informe en cinco puntos para el gerente general, que tiene dos minutos. Termina con los riesgos que menciona el documento."
- "Extrae todas las cifras del informe con la página o sección donde aparecen."
Para actas y minutas:
- "Resume esta acta en decisiones tomadas, tareas pendientes con responsable y temas que quedaron abiertos."
Pedir la cláusula, la página o la sección tiene una razón práctica: te deja verificar en segundos lo que importa y te protege de un dato inventado.
Límites que conviene conocer
Copilot resume bien, pero se equivoca, y en un contrato un error en la multa o en el plazo de aviso sale caro. Algunos límites que reconoce la propia Microsoft y otros que vemos en la práctica:
- Documentos muy largos. Microsoft explica en su guía sobre el largo de los documentos que el contenido del inicio y del final recibe más atención que el del medio. Si el documento es extenso, resume por secciones.
- PDF escaneados. Si el PDF es una foto del papel y no texto seleccionable, el resultado empeora. Antes de resumir, pásalo por reconocimiento de texto (OCR) o pide la versión digital.
- Tablas y anexos. Las cifras dentro de tablas complejas o anexos al final son las que más conviene revisar.
- Permisos. Con la licencia, Copilot solo ve lo que el usuario ya puede abrir. Si en tu empresa hay carpetas compartidas con "todos", Copilot también las va a encontrar. Ordenar permisos antes de desplegar la licencia evita sorpresas.
La regla que recomendamos es simple: el resumen sirve para decidir qué leer con calma, no para reemplazar esa lectura cuando hay firmas o plata de por medio.
Cómo partir en tu empresa
No hace falta un gran proyecto. Elige un tipo de documento que se repita, como contratos con proveedores, informes mensuales o actas de comité, y arma con el equipo dos o tres prompts estándar. Pruébenlos un par de semanas con Copilot Chat, que ya viene en las suscripciones elegibles. Si el uso crece y la gente empieza a pedir "busca el contrato tal" en vez de subirlo, ahí tiene sentido evaluar la licencia para esos usuarios.
Preguntas frecuentes
¿Necesito pagar la licencia de Copilot para resumir un PDF?
No. Con Copilot Chat, incluido en las suscripciones elegibles de Microsoft 365, puedes subir un PDF de hasta 50 MB y pedir un resumen. La licencia agrega acceso prioritario, resúmenes automáticos en Word y la búsqueda en tus archivos de trabajo sin tener que subirlos.
¿Mis documentos quedan expuestos al usar Copilot con la cuenta de trabajo?
Con una cuenta de Microsoft Entra, Copilot opera con la protección de datos empresariales de Microsoft. Los archivos que subes quedan en tu OneDrive y no se usan para entrenar el modelo. Igual conviene definir qué información se puede usar con IA y revisar los permisos de SharePoint.
¿Puedo confiar en un resumen automático de contratos?
Como primera lectura, sí. Para decidir, no sin revisar. Pide siempre la cláusula o la página de cada dato y contrasta plazos, montos y multas con el texto original.
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