Jueves, 18:40. Una analista de compras tiene que entregar mañana temprano la comparación de tres contratos de proveedores. Son 120 páginas en total. Busca "resumir PDF con IA gratis", entra al primer sitio que aparece, sube los tres archivos y en dos minutos tiene un resumen bastante bueno. Nadie en TI se entera. Tampoco nadie sabe dónde quedaron esos contratos, con nombres, RUT y condiciones comerciales incluidas.
Resumir documentos con IA gratis es una de las búsquedas más comunes entre quienes trabajan con contratos, informes y actas. La necesidad es real y las herramientas funcionan. El problema aparece cuando el archivo que subes no es tuyo, sino de la empresa o de sus clientes. Este artículo explica qué riesgos hay detrás de esas herramientas gratuitas, qué revisar en sus condiciones de uso, cómo se cruza esto con la Ley 21.719 y qué alternativa con protección de datos empresariales probablemente ya tienes incluida en Microsoft 365.
Por qué la gente termina usando herramientas por su cuenta
Casi nunca es por mala fe. La persona tiene un plazo, la herramienta está a un clic y nadie le dijo qué estaba permitido. A eso se le llama IA en la sombra (shadow AI): uso de herramientas de inteligencia artificial que el área de TI no aprobó ni conoce.
No es un fenómeno marginal. En el Work Trend Index 2024 de Microsoft y LinkedIn, el 78 % de quienes usaban IA en el trabajo dijo que llevaba sus propias herramientas. Y el informe de IBM sobre costo de filtraciones 2025 encontró que el 20 % de las organizaciones estudiadas sufrió una filtración relacionada con IA en la sombra, mientras que el 63 % no tenía políticas de gobierno de IA.
Prohibir sin ofrecer otra opción no suele funcionar. Si la empresa no entrega una forma segura de resumir un documento, la gente va a seguir buscando una en Google.
Qué pasa con un archivo cuando lo subes a un servicio gratuito
No todas las herramientas gratuitas son iguales, y aquí no vamos a apuntar a ninguna en particular. Lo que sí conviene saber es que, cuando no pagas con dinero, las condiciones las pone el proveedor y pueden cambiar. Antes de subir algo de la empresa, revisa al menos esto en los términos de servicio y en la política de privacidad:
| Qué revisar | Por qué importa |
|---|---|
| Si el contenido se usa para entrenar o mejorar modelos | Un contrato o una base de clientes podría terminar en datos de entrenamiento |
| Cuánto tiempo se guardan los archivos y las conversaciones | Algunos servicios conservan el historial hasta que lo borras a mano, o más |
| Quién puede revisar el contenido | Hay servicios que permiten revisión humana para control de calidad o abuso |
| En qué país se procesan los datos | Afecta las reglas de transferencia internacional |
| Con qué cuenta entras | Una cuenta personal queda fuera del control de la empresa: si la persona se va, el historial se va con ella |
| Si existe un contrato de tratamiento de datos | Sin él, la empresa no tiene cómo exigir nada al proveedor |
El último punto es el que más pesa. Cuando alguien sube un documento con su correo personal, la empresa no firmó nada con ese proveedor. No puede auditar, no puede pedir que se borre y muchas veces ni siquiera sabe que ocurrió.
Qué tiene que ver la Ley 21.719
La Ley 21.719, publicada en el Diario Oficial el 13 de diciembre de 2024, entra en plena vigencia el 1 de diciembre de 2026. Quedan pocas semanas. Desde esa fecha, la empresa que trata datos personales tiene que contar con una base de licitud para hacerlo, aplicar medidas de seguridad acordes al riesgo y reportar a la Agencia de Protección de Datos Personales las vulneraciones que pongan en riesgo los derechos de las personas.
Llevado al caso del resumen: si una persona sube a un servicio sin contrato una planilla de clientes, una licencia médica o una liquidación de sueldo, la empresa está entregando datos personales a un tercero sin las garantías que la ley espera. Si ese servicio procesa los datos fuera de Chile, se suman las reglas de transferencia internacional. Las multas llegan hasta 5.000 UTM en infracciones leves, 10.000 en graves y 20.000 en gravísimas.
Lo vimos con más detalle en Protección de datos GDPR y Chile: qué aplica a su empresa. Para este tema basta con una idea: el riesgo está en no saber adónde fueron a parar los datos.
La alternativa que probablemente ya pagas: Copilot Chat con cuenta de trabajo
Si tu empresa tiene Microsoft 365, tiene incluido Microsoft Copilot Chat. Según las preguntas frecuentes de Copilot Chat en Microsoft Learn, viene con la suscripción y aplica protección de datos empresariales a los usuarios que entran con su cuenta de Microsoft Entra (la cuenta de trabajo), sin que TI tenga que activar nada.
En concreto, esa protección significa lo siguiente:
- Las instrucciones y las respuestas no se usan para entrenar los modelos base.
- Los archivos que subes al chat se guardan en el OneDrive de trabajo del usuario, que puede borrarlos cuando quiera, y tampoco se usan para entrenar.
- Se aplican los mismos términos contractuales (anexo de protección de datos y términos del producto) que cubren el correo en Exchange y los archivos en SharePoint, de acuerdo con la documentación de protección de datos empresariales.
- Copilot respeta las etiquetas de confidencialidad y las políticas de retención que la empresa ya tenga configuradas, y sus interacciones quedan disponibles para auditoría.
Ojo con los nombres, porque Microsoft los cambió hace poco. Lo que antes se llamaba Microsoft 365 Copilot Chat hoy aparece como Microsoft Copilot Chat. La protección es la misma, pero el cambio confunde a más de un usuario. La regla práctica es simple: entra con tu correo de la empresa, no con una cuenta personal.
Para el resumen en sí, Copilot Chat acepta PDF, Word, Excel y PowerPoint. Explicamos paso a paso cómo hacerlo, y qué cambia con la licencia pagada, en Resumen automático de documentos con IA: guía con Copilot.
Cómo cerrar la puerta a la IA en la sombra sin pelear con los usuarios
Una política que nadie lee no cambia hábitos. Lo que sí sirve es combinar reglas claras con una opción cómoda:
- Decide qué herramientas están aprobadas y comunícalo en una página, no en un manual de 30.
- Clasifica la información en dos o tres niveles (pública, interna, confidencial) y di qué se puede subir dónde.
- Asegúrate de que todos sepan entrar a Copilot Chat con su cuenta de trabajo. Un taller corto de media hora resuelve más que diez correos.
- Revisa en el centro de administración de Microsoft 365 si ya tienes etiquetas de confidencialidad y políticas de retención. Si no las tienes, Copilot no puede respetarlas.
- Repite la conversación cada cierto tiempo. Las herramientas cambian rápido y las condiciones de uso también.
Si quieres revisar la parte técnica (permisos, archivos compartidos de más, etiquetas), en Seguridad de datos en Copilot: IA sin arriesgar tus datos están los puntos que conviene ordenar antes de ampliar el uso.
Preguntas frecuentes
¿Es ilegal usar una herramienta gratuita para resumir documentos?
No por sí mismo. El problema está en qué subes. Un artículo público no tiene riesgo; un contrato con datos de clientes o información de trabajadores sí, porque implica tratar datos personales sin las garantías que exige la Ley 21.719.
¿Copilot Chat es gratis?
Viene incluido en las suscripciones de Microsoft 365 para empresas, sin costo adicional por usuario. La protección de datos empresariales aplica cuando entras con tu cuenta de trabajo de Microsoft Entra. Las funciones más avanzadas, como buscar automáticamente en tus archivos, requieren la licencia pagada de Microsoft Copilot.
¿Cómo sé si estoy usando la versión con protección empresarial?
Fíjate en con qué cuenta entraste. Si es tu correo de la empresa, estás en la versión con protección de datos empresariales. Si es un correo personal, no. Ante la duda, pregunta a tu área de TI.
Ordenar el uso de IA antes de diciembre
Si en tu empresa ya hay gente resumiendo contratos con herramientas que nadie aprobó, una prohibición por correo no va a bastar. Hace falta una alternativa igual de rápida y unas pocas reglas que todos entiendan. En Disrupsoft evaluamos el uso actual, activamos y configuramos Copilot en tu entorno de Microsoft 365 y capacitamos a los equipos para que lo usen bien. Conoce nuestro servicio de Copilot y Microsoft 365.
