El contrato con el proveedor actual vence el 31 de marzo. El nuevo debería partir el 1 de abril. El 28 de marzo alguien pregunta quién tiene la clave de administrador del firewall, y resulta que solo la conoce un técnico del proveedor saliente, que ya está asignado a otro cliente. El correo funciona, los usuarios trabajan, pero durante dos semanas nadie puede tocar la red.
Lo difícil de cambiar de empresa de servicios TI en Chile rara vez es la tecnología. Es que buena parte de lo que se sabe sobre tu operación vive en la cabeza (y en las cuentas) del proveedor que se va. Una transición de servicios TI bien hecha consiste en sacar ese conocimiento a la luz antes de la fecha de corte, con un período en que ambos proveedores conviven y con un contrato que diga qué debe entregar el que sale.
Si todavía estás evaluando a quién contratar, en cómo elegir una empresa de servicios TI en Chile revisamos los criterios de selección. Este artículo parte después: ya decidiste cambiar de proveedor TI y quieres que la operación no se entere.
Antes de avisar: revisa lo que firmaste
El primer paso es leer el contrato vigente con calma. Busca cuatro cosas:
- El plazo de aviso para terminar y si hay renovación automática.
- Qué dice sobre la entrega de documentación, configuraciones y accesos al término.
- Si hay costos de salida o de "asistencia a la transición".
- Quién es dueño de las herramientas: el software de mesa de ayuda, el monitoreo, el acceso remoto y los respaldos.
Ese último punto es el que más sorprende. Si el historial de tickets está en la plataforma del proveedor y la licencia es suya, al irse se lleva el registro de años de incidentes. Pide una exportación en un formato que puedas abrir (CSV o Excel) como parte de la salida.
También conviene revisar el contrato desde la protección de datos. La Ley 21.719 entra en vigencia el 1 de diciembre de 2026 y su artículo 15 bis dice que, cumplido el servicio, el encargado del tratamiento debe suprimir los datos personales en su poder o devolverlos al responsable, según corresponda. En la práctica, eso significa pedir por escrito qué se devuelve, qué se elimina y una constancia de que se hizo, incluidos los respaldos y las copias en equipos de sus técnicos.
El inventario que necesita el nuevo proveedor
Un proveedor entrante que parte sin inventario pasa sus primeras semanas descubriendo tu infraestructura a punta de incidentes. Para evitarlo, arma (o exige al saliente) una lista mínima:
| Qué inventariar | Detalle mínimo | Quién suele tenerlo |
|---|---|---|
| Usuarios y licencias | Cuentas activas, licencias asignadas, cuentas sin dueño | Admin de Microsoft 365 |
| Equipos | Notebooks, PC, servidores, sistema operativo, ubicación | Proveedor saliente |
| Red | Firewall, switches, Wi-Fi, VPN, IP públicas, contratos de enlace | Proveedor saliente o ISP |
| Aplicaciones | ERP, sistemas propios, integraciones, quién da soporte a cada una | TI interno o áreas usuarias |
| Respaldos | Qué se respalda, dónde, retención, última restauración probada | Proveedor saliente |
| Terceros | ISP, telefonía, fabricantes de software, contactos y contratos | Administración |
| Problemas recurrentes | Tickets frecuentes de los últimos seis meses | Mesa de ayuda saliente |
No necesita ser perfecto. Una planilla razonablemente completa vale más que un diagrama bonito que nadie actualiza.
Accesos y credenciales: el punto donde se cae la transición
Las cuentas de administrador, las claves de equipos de red y los accesos a consolas de fabricantes muchas veces quedaron a nombre de personas del proveedor saliente. El objetivo es que tu empresa vuelva a ser dueña de todo antes de la salida.
Un orden que funciona:
- Haz una lista de cada sistema con acceso administrativo y quién lo tiene hoy.
- Crea o recupera cuentas de administración a nombre de tu empresa, no de una persona del proveedor.
- En Microsoft 365, Microsoft recomienda tener dos o más cuentas de acceso de emergencia, solo en la nube, con el dominio onmicrosoft.com y sin depender de la federación. Si no las tienes, es un buen momento para crearlas y guardar las credenciales bajo tu control.
- Revisa la página Relaciones con partners en el Centro de administración de Microsoft 365. Ahí puedes ver qué partners tienen roles de administrador delegado y quitárselos cuando corresponda. Ojo: según Microsoft, quitar los roles no termina la relación comercial (por ejemplo, si el partner también te vende las licencias). Eso se conversa aparte.
- Cambia las contraseñas de equipos de red, cuentas de servicio y consolas el mismo día del corte.
El paso 5 tiene truco. Si cambias las claves antes de tiempo, el proveedor saliente no puede seguir dando soporte durante el traslape. Si las cambias tarde, queda alguien externo con acceso a tus sistemas sin contrato vigente.
El período de traslape
Pedir que el proveedor nuevo parta el mismo día que termina el anterior es la receta para el escenario del inicio. Lo sano es un período en que ambos trabajan al mismo tiempo, con responsabilidades claras:
- Semanas 1 y 2: el saliente sigue operando. El entrante observa, revisa el inventario, recibe documentación y hace preguntas.
- Semanas 3 y 4: el entrante empieza a atender tickets con el saliente de respaldo. Se corrigen los vacíos de documentación que vayan apareciendo.
- Día del corte: el entrante asume la operación completa, se cambian las credenciales y se retiran los accesos del saliente.
La duración depende del tamaño de la operación. Para una pyme con Microsoft 365 y pocos servidores, cuatro semanas suelen bastar. Si hay ERP, integraciones o sistemas a medida, conviene más tiempo para esa parte. Ese traslape tiene costo, porque pagas a dos proveedores durante unas semanas. Inclúyelo en el presupuesto desde el principio; en costos de outsourcing TI: cómo comparar ofertas hablamos de este y otros costos que no aparecen en la primera página.
Cláusulas de salida para el próximo contrato
La transición actual te va a enseñar qué faltaba en el contrato anterior. Aprovecha y deja escrito en el nuevo lo que te habría ahorrado problemas:
- Obligación de mantener un inventario y documentación actualizados, revisables por ti en cualquier momento.
- Todas las cuentas administrativas a nombre de tu empresa.
- Un período de asistencia a la salida, con duración y costo definidos de antemano.
- Exportación de tickets, configuraciones y documentación en formatos abiertos.
- Devolución o eliminación de datos personales al término, con constancia escrita, como exige la Ley 21.719.
- Si el servicio se presta con personal en régimen de subcontratación, pedir cada mes los certificados de cumplimiento laboral. La Dirección del Trabajo explica que tu responsabilidad pasa de subsidiaria a solidaria si no ejerces esos derechos de información y retención.
Para los tiempos de respuesta y penalidades, en qué exigir en un SLA de servicios administrados explicamos cómo leer esas cláusulas.
Riesgos típicos y cómo anticiparlos
Estos son los tropiezos que más vemos:
- Las licencias de Microsoft que compró el proveedor como partner no se mueven solas cuando cambias de proveedor de servicios. Averigua quién figura como revendedor antes de avisar.
- El dominio y el DNS a veces están a nombre del proveedor. Revisa quién es el titular y quién administra el DNS, y si es el proveedor, pide ese traspaso primero.
- Respaldos que nadie ha probado. Pide una restauración de prueba durante el traslape, mientras el saliente todavía puede explicar cómo funciona.
- Lo que nadie anotó: el script que corre cada noche, la regla de firewall que se abrió para un cliente que ya no existe. Pregunta directamente qué tareas automáticas hay.
- Usuarios que siguen escribiendo al proveedor anterior durante semanas. Avisa el nuevo canal de soporte con anticipación y redirige la casilla antigua.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debería durar el traslape entre proveedores de TI?
Para una pyme con Microsoft 365 y poca infraestructura, unas cuatro semanas suelen ser suficientes. Con ERP, integraciones o sistemas propios conviene extender el traslape para esas piezas.
¿Qué pasa con mis licencias de Microsoft si cambio de proveedor de servicios?
Depende de quién te las vende. Quitarle los roles de administrador a un partner no termina la relación de reventa. Si quieres cambiar también al revendedor, eso se gestiona por separado.
¿El proveedor saliente debe borrar mis datos?
Desde el 1 de diciembre de 2026, la Ley 21.719 establece que, terminado el servicio, el encargado debe suprimir o devolver los datos personales según corresponda. Conviene pedir constancia escrita.
Planifica el cambio con quien va a recibir la operación
En Disrupsoft trabajamos el outsourcing TI con foco en Microsoft: staff augmentation por horas o meses, squads con PM, desarrollo y QA, y servicios gestionados con catálogo, SLA de respuesta y resolución y cobertura 9x5 o 24x7. Partimos cada servicio con una etapa de discovery y onboarding, que es justo donde se arma el inventario y se ordena el traspaso. Si estás por cambiar de proveedor, revisa los planes en Outsourcing TI de Disrupsoft y cuéntanos cuándo vence tu contrato actual.
